Lean Management. Six Sigma. Kaizen. Just-in-time Production. All diese Begriffe sind in der Welt des Prozessmanagements nicht wegzudenken. Doch was sind Prozesse überhaupt und warum sind sie so wichtig für Unternehmen, dass sie sogar „gemanagt“ werden müssen?
Grundsätzlich ist der Begriff „Prozess“ gleichbedeutend mit Ablauf und stellt eine Abfolge von Aktivitäten beziehungsweise Tätigkeiten dar. Im Prinzip sind natürlich alle Abläufe im Sinne eines systemischen Ansatzes von Bedeutung. Aber trotzdem ist es wichtig, Prozesse für ein funktionierendes Prozessmanagement zu kategorisieren: Es gibt Führungsprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse. Doch genug zur Theorie. Kommen wir nun zu den spannenden Fragen. Warum sind Prozesse so wichtig für ein Unternehmen und warum müssen sie gemanagt werden?
„Das Problem zu erkennen ist wichtiger als die Lösung zu erkennen, denn die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.“, wusste schon Albert Einstein. Das Prozessmanagement folgt einem klaren Ablauf und umfasst die Gestaltung, Umsetzung und Optimierung von Prozessen. Diese erleichtern die Arbeit im Unternehmen ungemein. Alles ist klar definiert. Jeder Prozess ist dokumentiert und die Verantwortlichkeiten sind zugeordnet. Kurzum, Prozesse geben dem Unternehmen eine klare Struktur und vermeiden Unklarheiten. Aber: Prozesse zu entwickeln ist erst einmal nicht so einfach. Es muss vieles beachtet und alle Möglichkeiten mit einbezogen werden. Welche Ziele und Kennzahlen soll ein Prozess erreichen? Das ist harte Detailarbeit und erfordert ein konsequentes und auf Qualität fokussiertes tägliches Management!
Die Rede ist von Prozessoptimierung. Hier kommen wieder die anfangs genannten Begriffe ins Spiel. Doch auf welche Weise es geschieht ist zunächst einmal irrelevant. Wichtig ist nur, dass es gemacht wird. Denn schlanke und effiziente Prozesse sparen Zeit, Geld und vor allem Nerven. Und das gefällt nicht nur den Chefs und den Mitarbeitern, sondern auch den Kunden, die von guten Prozessen natürlich profitieren können. Die Ziele der Prozessoptimierung sind natürlich an das entsprechende Unternehmen angepasst. Sie unterscheiden sich, können aber auch in gewissen Punkten auf alle übertragen werden. Mögliche Ziele sind beispielsweise im Bereich der Produktion zu finden. Aber auch in Sachen Kosten, Durchlaufzeiten, Qualität und Ressourcen, gibt es immer wieder Optimierungsbedarf. Ebenso wie bei der Produktivität eines Unternehmens, in Sachen Flächen oder Auslastung. Man kann einen Prozess natürlich jederzeit anpassen, wenn es irgendwo hakt, aber man muss nicht jedes Mal wieder das Rad neu erfinden.
Da Prozessoptimierung immer stark mit Qualität und Qualitätsverbesserung verbunden ist, gibt die Qualitätsmanagementnorm DIN ISO 9001 genaue Vorgaben wie Unternehmensprozesse dokumentiert, eingehalten und überwacht werden müssen. Deshalb arbeiten wir bei SCIO mit Hochdruck daran, die Qualitätsmanagementnorm bereits heute, in einem frühen Stadium der Unternehmensentwicklung einzuführen. Ende Januar 2021 wird es dann soweit sein!